Cet article introduit le management par les jalons, une méthode qui simplifie et optimise la gestion du planning d'un projet.
Toutes les études estiment à plus de 70% la part des grands projets complexes en retard. Les principales causes de ces retards peuvent se classer en 3 catégories :
- Un changement d’avis du donneur d’ordre en cours de projet
- La survenur d’aléas imprévisibles
- Des dysfonctionnements de l’entreprise en charge du développement et de la réalisation du projet (sous-estimation de la complexité du projet, optimisme excessif, manque d’anticipation, …)
Les méthodes agiles ont pris en charge une bonne partie des problèmes liés au développement du produit. En revanche, ces méthodes s’appliquent mal à la réalisation du produit, en particulier lorsqu’il s’agit d’un prototype physique, massif et complexe.
Pour cette phase, les méthodes de management du planning par les jalons renforcent considérablement la capacité de l’entreprise réalisatrice à tenir ses engagements et à mettre en évidence les dérapages qui ne sont pas de son fait.
Le management du planning
Traditionnellement, l’outil de management du planning le plus utilisé est le GANTT. Lorsque le projet devient complexe, ce diagramme peut contenir des milliers de lignes. Cependant, il devient illisible dans son ensemble, contient systématiquement des erreurs de liens, d’autant que les séquences sont modifiées au fur et à mesure des événements ponctuant le projet. Sa mise à jour est consommatrice de ressources spécialisées, souvent déconnectées du terrain et, donc, peu efficace pour la gestion d’ensemble du planning.
Sans se substituer au GANTT qui reste indispensable, le management par les jalons permet de simplifier le management du planning à travers l’identification d’un nombre limité de jalons formalisant la stratégie du projet et la coordination indispensable entre les différentes phases du projet.
En attribuant chaque jalon a un responsable clairement identifié, dont la mission est de garantir sa tenue et au moins d’anticiper sa capacité à le respecter, le Directeur de Projet s’affranchit du détail de la séquence menant au jalon et peut se focaliser sur les arbitrages et les exceptions problématiques. De même, en appliquant cette méthode, le responsable d’un jalon Projet, peut lui-même décomposer l’activité qui mène au jalon dont il est responsable, en jalons intermédiaires et déléguer ces jalons à ses propres collaborateurs.
Se limiter à un petit nombre de jalons permet d’une part une visualisation claire et compréhensible par tous, et d’autre part de focaliser les discussions sur les points névralgiques du projet.
Le Jalonnement d’un projet
Le Jalonnement d’un projet se fait dès son lancement. C’est un travail collaboratif qui débouche sur la sélection d’une dizaine de jalons par an au maximum. Chaque jalon représente la fin d’une réalisation et est défini suffisamment clairement pour permettre le démarrage de la phase suivante. Il correspond autant que possible au passage de relais entre un responsable et un autre. La visualisation de ces jalons montre clairement l’articulation du projet.
Pour être robuste, ce jalonnement doit comprendre une marge pour aléas. En effet, comme le disent les managers de Toyota, « Comment pouvez-vous dire que vous êtes à l’heure si vous n’êtes pas en avance ? ». Et cette marge pour aléas correspond à ce qui n’est pas connu. En effet, un certain nombre de phénomènes sont bien connus statistiquement et doivent être intégrés pleinement au planning. Par exemple, le taux de panne des équipements, les aléas météorologiques, etc… La marge pour aléas intervient une fois que ces événements sont pris en compte avec leurs moyennes statistiques. Le niveau de cette marge (5, 10, 15%) est une décision managériale basée sur l’expérience de l’entreprise.
Le pilotage du planning
Basé sur les jalons, le pilotage du planning par le Chef de Projet est largement simplifié. Chaque responsable de jalon s’engage sur la tenue du jalon et affiche clairement ce dont il a besoin et pour quand afin de garantir son engagement.
Cette garantie est apportée par le maintien dans le temps de la marge décidée au jalonnement. Dans le cas contraire, il doit prendre les mesures nécessaires à rétablir ce niveau de marge. Même si pour ce faire, il a besoin de l’autorisation du Chef de Projet, il reste pleinement responsable de la tenue de son jalon.
Une des conditions fondamentales de ce mode de gestion est qu’un jalon ne peut pas être déplacé seulement par celui qui en a la charge. Il ne peut le faire qu’avec l’assentiment formel de son responsable qui garde la vue d’ensemble du projet et arbitrera en conséquence.
Lorsque ce dispositif est en place, le Chef de Projet dispose à tout instant d’une vision simple et claire de l’avancement de son projet et des risques de dérapages ou des opportunités d’accélération. Il peut alors prendre les décisions au plus tôt, gage d’efficacité.
La valeur ajoutée du management par les jalons repose sur 4 piliers :
- Il est pédagogique et montre à tous l’articulation du projet ce qui permet à chacun d’appréhender au mieux l’impact des décisions qu’il peut prendre ;
- Il est responsabilisant en délégant le respect des jalons au plus près du terrain, libérant ainsi du temps au Chef de Projet pour se focaliser sur les sujets critiques ;
- Il simplifie considérablement la revue périodique d’avancement en se focalisant essentiellement sur les marges qui sont à risque ;
- Il met à disposition des outils simples permettant d’anticiper au mieux le déroulement futur du projet.
