L’amélioration continue dans l’approche Agile

Cet article vous présente les similitudes entre l'approche agile et le Lean management.

Introduction

Les méthodes agiles, apparues dans les années 1980, sont des approches de gestion de projet qui ont été formalisées avec la publication du Manifeste Agile en 2001.

Les méthodes agiles sont nombreuses mais partagent des valeurs et principes communs. En voici quelques-unes : Scrum, Kanban, eXtreme Programming (XP), … Elles se placent en tant qu’alternatives à la gestion de projet dite prédictive, ou en cascade.

La méthode de projet prédictive est une approche de gestion de projet où le périmètre, le planning et le budget sont définis dès le début du projet selon un plan détaillé. L’approche agile est plus adaptée pour les projets avec un niveau d’incertitude assez élevé.

Voici les 4 valeurs de l’approche agile :

• Les individus et leurs interactions plutôt que des processus et outils : les outils et processus sont utiles, mais ne doivent jamais devenir plus importants que les humains qui les utilisent. Ce qui fait la différence dans un projet, c’est plus la capacité des équipes à communiquer, collaborer et résoudre les problèmes ensemble, que les outils.
• Un logiciel fonctionnel plutôt qu’une documentation exhaustive : les informations pertinentes sont recensées dans une user story et l’équipe passe la majeur partie de son temps à travailler sur un produit qui fonctionne vraiment et apporte de la valeur aux utilisateurs.
• La collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle : une collaboration continue avec le client est centrale dans la méthode agile, celui-ci est impliqué directement à chaque étape du développement afin de garantir sa satisfaction et s’adapter facilement à l’évolution de ses besoins.
• L’adaptation au changement plutôt que l’exécution d’un plan établi : les exigences et priorités pouvant évoluer rapidement, il est important de pouvoir s’adapter tout au long du projet.

En résumé, cette méthode de gestion de projet permet de livrer régulièrement des versions fonctionnelles du produit au client afin d’avoir un retour d’information sur le produit et de l’améliorer.

Les similitudes entres les deux approches

L’approche agile est définie par ces valeurs et guidée par 12 principes :

1. Satisfaire le client
2. Accueillir le changement
3. Livrer fréquemment des résultats fonctionnels
4. Collaborer quotidiennement
5. Réaliser le projet avec des équipes motivées
6. Privilégier la communication face à face
7. Mesurer les progrès par des livrables fonctionnels
8. Maintenir un rythme de production constant et soutenable
9. Rechercher l’excellence technique
10. Simplifier
11. Encourager l’auto-organisation
12. Améliorer régulièrement l’efficacité de l’équipe

En lisant ces principes, il apparaît que beaucoup d’entre eux font échos aux principes du Lean manufacturing :

• Satisfaire le client:
1. Dans le Lean, l’objectif est de maximiser la valeur livrée au client en optimisant les flux et en éliminant les gaspillages. Cela permet de livrer le bon produit, avec la bonne qualité, au bon moment.
2. Dans l’approche Agile, le client est également la priorité. Il est directement impliqué dans le processus de développement notamment lors de la sprint review. Il s’agit d’une cérémonie centrale dans la méthode Scrum durant laquelle l’équipe projet présente aux différentes parties prenantes les livrables terminés afin de récolter leurs retours, de répondre à leurs questions et de s’assurer que le produit répond à leurs attentes.


• Accepter les changements :
1. Dans le Lean, l’acceptation du changement est intégrée dans la démarche d’amélioration continue, dans laquelle les équipes recherchent en permanence des opportunités d’optimisation.
2. Dans l’approche agile, le changement est non seulement accepté mais encouragé. Il est d’ailleurs conseillé de gérer son projet avec les méthodes agile lorsque ceux-ci font face à de nombreuses incertitudes. Le client peut affiner et compléter ses besoins initiaux tout au long du projet, les processus agiles permettant de reprioriser les fonctionnalités avant chaque sprint.


• Livrer fréquemment :
1. Dans le Lean, l’identification et la réduction des gaspillages et l’optimisation des processus permet de raccourcir les délais entre la production et la livraison. Le client reçoit alors son produit plus rapidement.
2. Dans l’approche Agile, les cycles de livraison sont courts et réguliers, avec des sprints d’environ 2 semaines. Chaque livraison intermédiaire permet d’obtenir rapidement des retours du client, d’identifier d’éventuelles corrections et d’ajuster le produit en continu sans attendre la livraison finale pour s’approcher au plus près des besoins du client.


• Encourager la collaboration :
1. Dans le Lean, les équipes se regroupent fréquemment afin d’identifier les problèmes et éliminer les gaspillages à travers des outils comme la cartographie d’un processus, son analyse, des rituels de management tels que l’obeya, les gemba walk…
2. Dans l’approche Agile, les équipes sont auto-organisées donc travaillent ensemble pour atteindre leurs objectifs. De plus, une communication fluide entre l’équipe de développement et les équipes métiers est essentielle pour comprendre les besoins du client et garantir sa satisfaction. Enfin, l’équipe collabore directement avec le client lors des sprint reviews pendant lesquels ce dernier peut découvrir les livrables, poser des questions et partager ses retours.


• Maintenir un rythme de production constant et soutenable :
1. Dans le Lean, le lissage de la charge de travail est un principe central (voir l’article sur le principe 4). Cela a pour but d’éviter les variations de production qui peuvent générer des gaspillages tels que des stocks inutiles ou des temps d’attente. En maintenant un rythme stable, les ressources humaines et matérielles sont utilisées de manière optimale.
2. Dans l’approche Agile, la planification des sprints permet de maintenir un rythme de travail stable. Un sprint étant de durée fixe est suivi d’une revue avec le client, il est essentiel d’avoir une estimation réaliste de la charge de travail. L’incertitude liée à cette méthode n’implique pas des surcharges de travail ponctuelles pour les équipes de développement, mais des ajustements des priorités sur les prochains sprints.


• Privilégier la simplicité :
1. Dans le Lean, la recherche de la simplicité passe par l’élimination des gaspillages et l’optimisation des processus pour ne garder que ce qui apporte de la valeur au client.
2. De la même manière, l’approche Agile, avec son rythme de travail soutenu et ses sprints courts, vise à minimiser la quantité de travail inutile. Cela passe par des rituels de management courts et efficaces tels que le daily stand up, l’utilisation de documentations et de systèmes de gestion simples favorisant une collaboration fluide et productive.


• Auto-organiser et responsabiliser les équipes :
1. Dans le Lean, les équipes sont responsabilisées à travers l’identification et la résolution de problèmes au quotidien. Cette pratique s’illustre par l’utilisation des Kata chez Toyota, les nouveaux arrivants sont confrontés à des défis concrets leur permettant d’expérimenter, de résoudre des problèmes réels. Les équipes jouent également un rôle central dans la standardisation des processus (cf. conseil pour mettre en place ce principe dans l’article 5 sur le TPS).
2. Dans l’approche Agile, l’équipe de développement est auto-organisée et autonome, ce qui lui permet d’être réactive, adaptable et efficace dans la gestion de projet, en prenant des décisions rapidement en cas d’imprévus par exemple.


• Améliorer régulièrement l’efficacité de l’équipe :
1. Dans le Lean, le kaizen vise à optimiser en permanence les processus. Cela passe par l’identification et l’élimination des gaspillages, des cycles d’amélioration continue avec le PDCA (voir l’article 12 du TPS), l’utilisation de systèmes tels l’andon pour éviter la réapparition des problèmes existants, …
2. Dans l’approche Agile, les équipes sont encouragées à réfléchir régulièrement aux moyens de devenir plus efficaces, par :
   1. Les rétrospectives : organisées à la fin de chaque sprint, ces réunions regroupent l’équipe de développement, le product owner, le chef de projet (ou scrum master) afin de réaliser un retour d’expérience sur le sprint passé, d’identifier ce qui a bien fonctionné, ce qui peut être amélioré et de planifier des actions pour s’améliorer continuellement.
   2. Le suivi d’indicateurs de performance : ces indicateurs présentés plus haut permettent d’analyser la productivité de l’équipe et d’optimiser la planification des tâches.
   3. L’auto-organisation : l’équipe ajuste sa charge de travail et ses méthodes en fonction des retours d’expérience.
   
   
   Des pratiques sont semblables dans le Lean et dans l’approche Agile. En voici deux exemples :
   
3. Réunion quotidienne :
1. Dans le Lean le morning briefing est un rituel de management quotidien réalisé en début de poste. Il permet de revenir sur les activités de la veille, sur les problèmes rencontrés, de suivre la performance de l’équipe et de présenter les activités du jour. Cela permet une communication unifiée, un alignement des objectifs et une résolution rapide de problèmes entraînant une amélioration continue et une meilleure efficacité opérationnelle.
2. Dans l’approche Agile, le daily stand-up a lieu chaque matin, respecte les mêmes étapes : identifier les points bloquants, présenter les activités prévues pour la journée et assurer une communication fluide au sein de l’équipe. Le daily stand up poursuit des objectifs similaires à ceux du briefing.


4. Le kanban :
1. Dans l’industrie manufacturière et dans le cadre du Lean, le kanban est un système visuel de gestion des flux. Il repose sur l’utilisation de cartes signalant ce qui doit être produit, en quelle quantité et à quel moment. Ce système permet également d’alimenter chaque étape de la production en fonction de sa consommation réelle, dictée par les besoins du client (cet article développe le principe de kanban pour plus d’information).
2. Dans l’approche Agile, le kanban est également utilisé pour visualiser des flux de travail et gérer les tâches. Les fonctionnalités sont listées dans le backlog, priorisées puis suivent les différentes étapes du tableau kanban (souvent « à faire », « en cours », « à tester », « terminée » ). Il permet à l’équipe de suivre les progrès, d’identifier rapidement les obstacles et de limiter le travail en cours.

Conclusion

Les similitudes entre le Lean et l’approche Agile sont nombreuses et significatives. Les deux méthodologies partagent un engagement commun envers l’amélioration continue. Dans l’approche Agile, l’amélioration continue est intrinsèquement intégrée à travers des pratiques telles que les rétrospectives de sprint, les daily stand up ou encore le tableau kanban. Les équipes réfléchissent en permanence à des manières d’améliorer leurs pratiques. Les deux approches partagent également des principes fondamentaux tels que l’auto-organisation des équipes ou la simplification des process. Cette démarche garantit que l’équipe reste toujours efficace et au plus près des besoins du client.

Nous avons identifié des similitudes fortes entre ces deux méthodologies, nous verrons dans un prochain article comment le Lean management peut tirer profit des outils et des principes de la méthode agile pour gagner en efficacité.